编辑人员应该会的十种word办公常用技巧汇总限加十个word逆天技能分享买得易|maideyi.com

Word简介

WPS文字是WPS Office中的一个功能模块，打开WPS文字即可新建或读取Word文档，其支持.doc/.docx/.dot/.dotx/.wps/.wpt等文件格式的打开。其中的查找替换、修订、字数统计、文档检查等功能，可以满足大多数文字工作者们的日常工作需求；编辑模式下对于文字、段落、图片插入等的编辑设置，能帮助你做出更加美观、易读的Word文档；还有针对文档安全性的权限设置和加密；自动备份以及云同步功能更能保证你的文档不再丢失；更有着诸多黑科技功能满足你的另类需求。

十种word办公常用技巧分享，让你工作效率倍增

1、快速对齐文字排版

功能介绍：

利用空格键将上下段文字数据进行对齐，不仅繁琐而且容易出错。其实，文档中的"制表位"就是最适合的对齐工具。

方法步骤：

-选择需要对齐的内容，在标尺出拖动出制表位

-在间隔处直接按下TAB键，即可将文字对齐到相应位置上

-同样可以在之后进行拖动调整

-双击制表位或是在"开始"-"制表位"，即可添加前导符或是调整具体数值

2、快速转换文字与表格

功能介绍：

已撰写好的文字，需要变为表格时，若是一个一个填写十分麻烦。可以通过文字分隔符，快速实现纯文字与表格之间的互相转换。

方法步骤：

-选取相应内容，在"插入"-"表格"中，找到文本转换表格

-在弹出框中，选定文字分割位置（根据自身文档文字分隔符选择），即可

-在选取表格后，也能重复之前的方法，快速转换为文字

3、流程图制作

功能介绍：

WPS 中有着许多的流程图的精美样式。而你也可以通过自定义编辑，来绘制符合自己需要的流程图。

方法步骤：

-在"插入"-"流程图"中，即可找到许多设计好的流程图样式

-你也可以点击新建流程图，进行自定义编辑

-将流程图制作保存后，即可回到文档内，直接插入使用

4、快速统一文档格式

功能介绍：

在内容较多的文档中，针对部分内容做样式统一时，即使用格式刷也略显麻烦。利用"新样式"，便可以快速进行统一操作。

方法步骤：

-点击"开始"-"新样式"，建立和设置好新建样式名称

-点击"新样式"的下拉框，在弹出窗中右键点击"修改"

-在弹出框左下角，即可对需要定义的内容进行设置

-设置完成后，直接选择需要修改的内容，即可一键应用样式和格式

5、页眉页脚的设置

功能介绍：

Word文档有页眉和页脚的设置，其中可以写进标题、页面、公司名或姓名等，让人了解到文档的更多信息，是个非常实用的功能。

方法步骤：

-双击一个页面的顶端或是底端，即可进入页眉或页脚的自定义界面

-点击插入页码，有已经设定好的各种样式，选择"整篇文档"即可应用到整个文档中

6、批量删除空白段

功能介绍：

在编辑Word文档的过程中，容易出现剩余许多空白行或是段落的情况。通过"开始"中的"文字工具"即可快速删除。

方法步骤：

-在"开始"-"文字工具"中，直接点击"删除空段"

-若是点击后文档中的空行仍然存在，说明段落空白有可能是"手动换行符"

-直接点击"删除换行符"会出现所有内容连接在一起的情况

-此时需要先点击"换行符转为回车"，再点"删除空段"即可

7、自动生成目录

功能介绍：

内容较多的word文档，需要目录才能方便进行浏览。而WPS 支持一键生成文档目录，同时生成的目录也能直接点击跳转到相应位置。

方法步骤：

-将光标定位于文档的开头，选取到"章节"-"目录页"

-在下拉框中，选择目录样式，即可将目录直接插入到文档内

-按住Ctrl键，点击目录的各个标题，即可跳转到对应的内容上

8、调整文字行间距

功能介绍：

编辑好的文档，通常需要调整整个篇幅的段间距和行间距。你可以将其设定为文字大小的一定倍数，也能将其固定为一定的值。

方法步骤：

-在"开始"选项中，找到行距

-在下拉列表中，能直接设定为相应倍数

-点击"其他"，即可在弹出框中，更加详细的进行设定

9、批注的添加与删除

功能介绍：

编辑文档的过程中，部分需要进行额外注释的内容，并不适合写进文档内。这时就需要加入批注，来方便阅读时的审阅和解读。

方法步骤：

-将光标放到需要进行批注的地方

-点击"审阅"-"插入批注"，在弹出框中即可输入批注内容

-同样可以通过选择部分文字，来对其进行批注

10、批量合并多个文档

功能介绍：

当我们需要将多个文档中的文字内容，统一放到一个文档内时，一个个进行复制粘贴会太过繁琐。通过"对象"选项，即可轻松添加多个文档内容。

方法步骤：

-在"插入"-"对象"旁的下拉箭头中，点击"文件中的文字"

-在弹出框上选择到需要添加的文档，可以单个也可以多个

-点击确定后即可全部添加

十种word逆天技能分享，助你工作更出彩

1、word文本竖向选择

功能介绍：

工作的时候，我们几乎都认为在文档中，进行文字选择只能横向选择，但是遇到一些需要纵向删除的内容时，大家的操作基本都是一个个手动去删除，有没有文本竖向选择的方法呢？

方法步骤：

将光标放到第一行你所要改的那一列的位置上，然后按住ALT键进行拖动选择即可。

2、word怎么添加水印

功能介绍：

我们经常会在一些保密文件的正文后面看到"机密""绝密"等字样水印，这种效果怎么做？

方法步骤：

-点击菜单栏【插入】--->找打【水印功能】--->选择所需模式（自定义水印和预设水印）。

-如果预设水印无法满足你的需求，可点击"自定义水印"或"插入水印"。

3、word怎么导出长图片格式

功能介绍：

平时工作的时候，有时候希望让人看得更直观一些，会想把文档内容直接转换成图片的形式，更便于分享传输与保存阅读。

方法步骤：

-点击菜单左上角的【文件】

-在下方菜单中找到【输出为图片】

-在弹出信息框中根据自己的需求进行选择。【非会员只能导有水印的图】

4、word录屏功能

功能介绍：

我们在办公的时候，有时候截图是无法表达我们的意思，需要录把操作步骤演示发送给对方才能更好的传达思想内容，一般除了远程就是录屏了，但是远程往往受网速限制，操作也不方便，或者只能下载录屏软件，也不太方便，而wps有自带的录屏功能，方便又实用。

方法步骤：

-点击特色功能--->找到屏幕录制---->在弹出的窗中选择所需要的录制的区域（全屏或区域）

-在视频录制窗口右上角设置处可以设置录制事项，例如输出目录、视频格式、音频格式等

-设置完成后，点击REC键即可开始录制。

-若想结束录制，点击"停止"按钮就可以了

-录制结束后可以在录制主界面的视频列表处查看此视频。

-选中视频，右键可以预览视频、压缩视频、编辑视频、打开文件夹等操作。【非会员一次只能录3分钟】

5、word文件自动备份

功能介绍：

我们经常会遇到正在编辑文档时要么忘记保存，要么电脑断电死机的情况，为了避免这样情况发生，wps可以设置文档自动备份。

方法步骤：

-在首页--->左下角应用中心--->安全备份处--->打开备份中心。

-点击左下角设置--->在此处开启"备份至本地"

-可以开启文档云同步，它会将文档备份到云端，避免本地文件被清理。

6、word文档认证

功能介绍：

如今抄袭者越来越猖狂，人们也越来越注重保护个人著作权，而WPS自带的文档认证使用了金山数据云链技术，生成全网唯一的文件DNA，一旦修改将及时提醒文档原作者，对文档起到很好的保护作用。

方法步骤：

-点击顶部菜单【安全】--->选择【文档认证】--->在弹出的【对话框】中点击【开始认证】

-认证成功后我们可见有文档名称、认证时间和全网唯一的文件DNA

-注意：文档认证后会成为认证者的专属文档，其他人不能再认证，为了保护隐私，文档认证后会自动转换成加密文档，只有登录后才能看

7、word文档校对

功能介绍：

在编辑文档的时候，策划完后需要重新检查一遍，但是文字多，即使看了也可能漏看或者看错，或者存在错别字等等，而WPS的校对检查功能就能很好的帮助我们快速找出存在的问题。

方法步骤：

-点击顶部菜单栏【审阅】--->点击【文档校对】--->在弹出的对话框中选择【开始校对】

-选择关键词领域--->点击下一步--->右边即会出现校对结果，有问题的字眼会有颜色标记出来

-【只有会员能用】

8、word文档修复

功能介绍：

我们工作经常会遇到文档损坏、打不开或者乱码的情况，WPS文档修复功能能很好的解决这个问题。

方法步骤：

-点击顶部菜单栏【特色功能】--->修复文档--->选择要修复的文档--->点击确认修复

-在弹出框中选择需要修复的文档，在修复结果页面处左侧会列出扫描文档的版本，右侧预览窗口中可预览文本内容。即可修改当前文档，也可以修复曾经被删除的版本，帮助我们找到最佳的文档版本。

-【只有会员能用】

9、word图片转文字或转表格

功能介绍：

工作中有时候需要提取图片上的文字或者表格信息，少还好可以手动打上，如果多的时候就比较费时间，WPS图片转文字功能就可以很好的解决这个问题。

方法步骤：

-首先将要转换的图片插入或者粘贴到文档中

-点击顶部菜单栏【特色功能】--->图片转文字--->选择要转换的模式--->复制文本或导出文档

-右下角选择要转换的模式（提取文字，转换文档，转换表格），转换后，可以右侧识别预览中进行编辑或者复制文本。

-【只有会员能用】

10、word文字转语音

功能介绍:

WPS2019的朗读功能，这个还真是黑科技，能够把你的文章转出朗读音频，说白了就是直接朗读文稿内容，对于演讲稿什么的，可以眯着眼听一遍，效果好不好，自己去体会下。这个功能在文字、表格、PPT内的"特色应用"可以找到，也就是这几个模式都是通杀的，不得不说，真是绝了。

方法步骤：

-点击顶部菜单栏【特色功能】--->全文朗读--->在弹出朗读工具栏中选择--->根据需求选择，开始朗读、停止朗读、语速调整、语调调整、输出语音。

-点击"全文朗读"，看到"朗读"工具出现动态效果，说明已经开始朗读了。

-工具栏上的小喇叭工具可拖动调节音量，下方到第三个图标可智能调节语速、语调。

-点击输出语音即可生成语音文件。

-注意： 1.朗读是通过标点符号来识别停顿的，所以需要停顿的地方必须用标点符号进行分割。2.输出语音功能必须选中文档内容，且在停止语音播放的情况下才能使用。

WPS如何免费领取会员？

经过上述所学到的文档技巧，是不是发现很多黑科技的功能还真的太方便了，但是，只能看不能用，因为黑科技功能只对会员开启权限，果然贫穷限制了我们的想象，那么真的没有办法用了吗？NONONO，MAIGOO小编确切的告诉你，是有的，WPS如何免费领取会员？详细步骤请跟小编来，让我们也来薅一把WPS的羊毛，让你开启更多神操作权限，让工作更便捷，效率翻倍。

方法步骤：

-首先需要添加微信公众号--wps会员

-点击福利&签到--->打卡免费领会员

-立即打卡，分会员（注意：会员是次日才生效，当天必须在13:00前打卡成功，第二天才能分到会员）

-回答问题，有单选或者多选，根据题目需求进行选择，题目比较简单，错了也可以继续做题

-当弹出 "打卡成功" 即可，新用户可以做任务获取更多会员。